Je digitalizace firmy nebo státu skutečně samospásná?

Je digitalizace firmy nebo státu skutečně samospásná?
27 / 1 / 2022 Ivo Procházka

Digitalizujte, digitalizuje a hlavně digitalizujte. Ať jste ve státní správě nebo ve výrobním podniku, digitalizace na vás doráží ze všech stran. Jako kdyby digitalizace byla nějaký zázračný lék, který mávnutím kouzelného proutku vyléčí všechny vaše neduhy. Je tomu opravdu tak?

Z digitalizace se však lehce může stát noční můra managementu, ředitelů odborů, ministrů a průvan ve státním nebo podnikovém rozpočtu. Názorně to ukazují například nesčetné pokusy reformovat IT systémy Ministerstva práce a sociálních věcí, na kterých si vylámaly zuby všechny poslední ministryně. Nebo nespočet firemních modernizačních projektů, které zkolabovaly nebo přinejlepším nenaplnily původní očekávání.

 

A tak než se odhodláte cokoliv digitalizovat, musíte si nejprve stanovit cíle, jak plánovaná digitalizace zajistí lepší fungování státu nebo podniku. Cíle musí být jednoduché, jasně formulované a srozumitelné pro všechny zúčastněné, ať jsou to občané nebo zaměstnanci. Všichni se totiž digitalizace budou aktivně účastnit. Jestliže cíle zaměstnanci nebo občané nepochopí, digitalizační projekt zklame.

 

Následně je nezbytné správně porozumět stávajícímu prostředí, které chcete digitalizovat. Analýzy prostředí musí probíhat simultánně ve dvou rovinách. Jednu rovinu tvoří agenda státní správy nebo firemní procesy. Druhou rovinou pak samotné IT prostředí, které se v první rovině zrcadlí.

 

Aby digitalizace uspěla, je zcela zásadní maximálně zjednodušit agendu, kterou chcete digitalizovat. Musíte rozhodnout, kterou agendu zachováte, kterou zahodíte, a která naopak nově přibude, protože nové technologie otevírají nové možnosti. Rozhodování je obtížné, protože jen málokdo převezme osobní odpovědnost za případná špatná rozhodnutí. Jen málokdo ustojí tlak uživatelů, kteří chtějí současný systém zachovat (hlavně aby to vypadalo stejně!), protože každou změnu vnímají jako velké riziko.

 

Lidé si neuvědomují, že IT prostředí neexistuje odděleně od státní správy nebo firmy, ale že vyrůstá z platného legislativního rámce nebo firemních procesů. Stávající IT prostředí se jako zákony a procesy vyvíjelo často hodně dlouho a jeho vývoj byl poznamenaný celou řadou dobrých i špatných rozhodnutí či potřeb, které bylo nutné rychle řešit. Ale také stavem technologií, které byly v době implementace dostupné, neustálou obavou koncových uživatelů ze změny a celou řadou dalších věcí. Analýzy často odpoví, že je nejlépe začít systém budovat znovu s daty, která z dosluhujícího sytému extrahujete a vyčistíte.

 

Drtivá většina státních úředníků nebo členů managementu firem nechápe, že digitalizace je nezbaví komplexní agendy, za kterou jsou zodpovědní. Ať je to přidělování dotací, dávek nebo zpracování obchodní zakázky. Komplexita IT prostředí se naopak násobí s komplexitou agendy. Čím komplexnější agenda je, tím je digitalizace dražší, déle trvá a riziko, že se nepovede, dramaticky vzrůstá.

 

Ve své praxi jsem zatím nenarazil na projekt, který by měl jednoduché zadání, který by maximálně využil standardních funkcí dostupných IT systémů. Výběrová řízení na nová IT prostředí maximalizují požadavky uživatelů a šroubují očekávání do závratných výšin. Tak žádný IT projekt nezačíná zjednodušením agendy, kterou bude takzvaně digitalizovat.

 

Před tím, než naskočíte do vlaku digitalizace, uvědomte si, že jen ten digitalizační projekt, který je pak skutečně spuštěn, vám přináší výhody. Projekt, který se stále jen připravuje, soutěží nebo implementuje, vás naopak stojí peníze. Od rozhodnutí zmodernizovat IT prostředí k finálním spuštěním často uběhne mnoho let. Pár let zaberou interní úvahy a přípravy, rok se bude soutěžit a několik let implementovat. A přitom kolik věcí se v průběhu těch let může změnit a asi se i změní?

 

Čím více zjednodušíte svoji agendu, tím rychleji projekt digitalizace zavedete a tím dříve vám bude užitečná.

 

Ivo Procházka, specialista na digitalizaci a internet věcí